Quando houver a necessidade da compra de algum Material ou Contratação de Serviço, deve-se encaminhar a CLT - Coordenadoria de Licitações e Contratos os seguintes documentos, via e-mail somente:

  1. Termo de Referência: É neste documento que o requisitante irá descrever todas as peculiaridades daquilo que se pretende adquirir ou Contratar como por exemplo a descrição completa, quantidade, condições de garantia, início dos serviços e etc. A responsabilidade pela elaboração do Termo fica por parte do requisitante, pois ninguém senão este, sabe descrever da melhor forma o produto que se quer comprar . Modelos: ¹ServiçosMateriais e Acervo.
  2. Mapa Comparativo: Serve para comprovar que o preço estimado representa de fato a realidade do mercado. São necessários três orçamentos para cada item, e a média desses valores será o preço registrado em processo;
  3. 2Orçamentos: é a forma como se comprova a economicidade da compra, é também a comprovação do preço médio praticado no mercado. A pesquisa de mercado deve seguir as regras das Instruções Normativas nº 05/201403/2017.
  4. Análise Fundamentada:(com ciente da chefia imediata e Diretor Geral), onde o requisitante explica como obteve os valores de referência e onde se justifica tudo aquilo que diz respeito a pesquisa de preços como por exemplo não encontrar o orçamento prioritário, ou necessidade de utilizar outro método de pesquisa, entre outros. Modelo de Análise Fundamentada.         

Os orçamentos podendo ser obtidos das seguintes fontes:

  • Comprasnet ou Outros entes públicos - Prioritariamente : Esse orçamento é prioritário pois representa o valor médio pago pela administração pública em geral. Para busca é possível utilizar o Painel de Preços, ³Atas de Registro de Preços e Pesquisa Textual (todos buscam dados do Comprasnet). Salientamos que no caso de Ata de SRP, está não pode estar vencida, portanto no momento da pesquisa se atentar para o preenchimento do intervalo das datas (lembrando que o prazo para tramitação de processos de aquisição é de 3 meses, e o processo não pode conter orçamentos vencidos ou que irão vencer dentro desse período);

  • Fornecedores: consulta por meio de fornecedores (é obrigatórios apresentar os e-mail da solicitação formal do requisitante e resposta do fornecedor);

  • Sítios Eletrônicos/Mídias Especializadas: para orçamentos obtidos por sites é obrigatório que conste data e horário da pesquisa; Apresentar o valor real do produto, não considerar promoções; não é admitido orçamento de sítios de leilão ou intermediários de vendas;

  • Outro método.

Depois de preparada toda a documentação o requisitante deverá encaminhar os arquivos para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. para continuidade do processo de aquisição ou contratação.

Na CLT após ajustes necessários, e preparo de todos os documentos referentes ao processo licitatório como Edital e Minuta de Contrato e etc, o processo será enviado por meio da Nuvem para a Reitoria, e somente após a aprovação da Reitoria a documentação será impressa para assinatura das partes envolvidas, e envio para possíveis recomendações e aprovação da PRF - Procuradoria Regional Federal. Caso haja recomendações da Procuradoria as áreas serão informadas para que respondam os itens do parecer.

Após esta aprovação o Pregão Eletrônico é publicado no DOU - Diário Oficial.

Obrigatoriamente o Pregão deve ficar publicado por no mínimo oito dias no DOU para dar ampla visibilidade aos licitantes/fornecedores. E além da publicação no DOU também publicamos a notícia sobre a abertura neste portal institucional. Após os oito dias de publicação o Pregão é aberto para disputas. Os licitantes enviarão suas propostas que serão remetidas às áreas requisitantes para aceitação. 

Após o encerramento do Pregão as áreas requisitantes são informadas neste portal do resultado, e logo em seguida encaminhamos para empenho.

Após confirmar o recebimento do empenho os fornecedores poderão entregar os itens em até 60 dias, e realizada a entrega os requisitantes analisarão os itens e procederão com o ateste da Nota Fiscal, que será encaminhada para pagamento, concluindo-se assim o processo de aquisição.


(Nota¹) Para Contratação de Serviço desde Setembro/2017 devemos utilizar modelos de Termos de Referência da Advocacia Geral da União, e além dos documentos citados acima, novos documentos devem compor o processo atendendo às regras da IN nº 05/2017:

  1. Formalização da Demanda: Documento emitido pelo requisitante da contratação. Formaliza a indicação dos servidores que serão            responsáveis pela elaboração de todos os documentos.
  2. Mapa de Riscos para o Planejamento da Contratação e para a Seleção do Fornecedor: Documento que informa quais são os riscos       que podem ocorrer durante a tramitação do processo de contratação e quais serão as medidas preventivas e de ações de contingência.
  3. Estudo Preliminar: Estudo realizado pela Equipe de Planejamento para nortear a elaboração do Termo de Referência. 

(Nota²) - Acórdão nº 1445/2015 -  "... para fim de orçamentação nas licitações de bens e serviços, devem ser priorizados os parâmetros previstos nos incisos I e III do art. 2º da IN SLTI/MPOG 5/2014, quais seja, "Portal de Compras Governamentais" e  "contratações similares de outros entes públicos", em detrimento dos parâmetros contidos nos incisos II e IV daquele mesmo art. 2º, isto é "pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo" e "pesquisa com os fornecedores", cuja adoção deve ser vista como prática subsidiária, suplementar;"

(Nota³) Utilizar se necessário o Manual de Pesquisa (Caderno de Logística). 


CLT
Coordenadoria de Licitações e Contratos