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Coordenadoria de Almoxarifado, Manutenção e Patrimônio (CAP)

Publicado: Quinta, 23 de Novembro de 2023, 10h46 | Última atualização em Terça, 27 de Maio de 2025, 19h04

 Apresentação 

1A Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio (CAP-HTO) está vinculada à Diretoria Adjunta de Administração, é responsável pela gestão de bens de consumo: recebimento, controle, distribuição e/ou armazenagem dos materiais de consumo adquiridos e da gestão dos bens permanentes/patrimônios (móveis e imóveis; equipamentos) incluindo a classificação, registro, guarda e movimentação dos bens do campus Hortolândia. Também é responsável em atender as demandas de manutenção, acesso ao campus e por fim controle e manutenção de veículos oficiais.

A equipe da CAP-HTO é composta atualmente pelas servidoras:

- Cássia Silvestrini (Coordenadora)
- Simone Borges

A CAP atende de segunda à sexta-feira, das 8h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00, exceto em períodos de recesso previstos no calendário acadêmico ou conforme comunicados divulgados neste portal.

Autorização de entrada no câmpus

  • Eventos:

Para emissão de autorização para a equipe de Vigias, o presidente da comissão/servidor(a) organizador(a) do evento deverá preencher o Formulário de Autorização de entrada de Visitantes. A autorização será emitida com base nas informações enviadas no formulário. OBS: o formulário deverá ser preenchido com antecedência minima de 5 dias antes do evento.

  • Autorização para entrada em finais de semana - Aulas de reposição ou complementares

Os professores que forem ministrar aulas aos sábados, seja por reposição ou aula complementar, devem primeiramente consultar a DAE. Após a consulta, o(a) docente deverá enviar um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br, com cópia para a DAE, informando o dia, horário, turma, lista de alunos e a justificativa da atividade.

  • Autorização para entrada de turmas vinculadas a projetos: 

Para turmas vinculadas a projetos de extensão ou a outros projetos do câmpus, é necessário enviar um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br, contendo as seguintes informações:

  • Nome da atividade;

  • Nome do(a) professor(a) responsável;

  • Data e horários de início e término;

  • Lista com os nomes dos alunos participantes.

Caso o(a) professor(a) responsável seja externo(a) e necessite utilizar o estacionamento interno, é obrigatório informar também o modelo e a placa do veículo. 

Atenção:
Sempre que houver alterações na lista de alunos, seja por inclusão ou desistência, a CAP deverá ser comunicada para repassar as atualizações à equipe de Vigias.

 Manutenção Predial

As solicitações de manutenção predial serão atendidas por meio do Formulário de Solicitação de Manutenção Predial
Informamos que este formulário deve ser utilizado para o envio de demandas que surgirem no cotidiano, como por exemplo uma lâmpada queimada ou uma torneira avariada.
Ressaltamos que a equipe de manutenção segue um cronograma de ações corretivas e preventivas previamente estabelecido, que vai além das solicitações feitas por meio deste formulário. Por esse motivo, as demandas enviadas serão analisadas e, conforme a disponibilidade no cronograma, poderão ser incluídas e atendidas de acordo com a prioridade e os recursos disponíveis.

Almoxarifado do câmpus

O almoxarifado do câmpus dispõe de alguns itens de expediente destinados ao uso nas atividades diárias dos setores. Veja abaixo o procedimento para solicitá-los:

Para professores:

Solicite os materiais diretamente à CAE, que é responsável por disponibilizar os itens utilizados em sala de aula.

Para técnicos administrativos:
Siga os passos abaixo para solicitar materiais:

Passo 1 - Cadastro no SIADS:
É essencial que o servidor esteja previamente cadastrado no sistema SIADS. Caso ainda não possua cadastro, siga as instruções disponíveis no Tutorial para realizar a solicitação.
Passo 2: Requisição de materiais:
Após o cadastro no SIADS, os materiais devem ser solicitados por meio do Formulário de Requisição  de Materiais.  Obs: Neste formulário é possível consultar a lista de materiais disponíveis.
Passo 3: Retirada dos materiais:
Após enviar a requisição, aguarde o e-mail da CAP, que informará sobre a disponibilidade dos materiais para retirada no setor.

Almoxarifado Virtual

Cadastro de novos itens na plataforma:

Para itens que não estão disponíveis no almoxarifado do câmpus, há possibilidade de verificação de inclusão de novos materiais na plataforma do Almoxarifado Virtual. Para isso, o servidor interessado deve abrir um processo no SUAP, que será encaminhado à Reitoria para análise e viabilidade. Siga as instruções abaixo para realizar a solicitação:

1) Verificar junto à DAA se haverá orçamento disponível para compra deste item.

2)  Consultar o Comunicado n.º 3/2024 da Reitoria, que detalha o procedimento para solicitar a análise de inclusão de material na plataforma do Almoxarifado Virtual.

3) Seguir o e-mail da Reitoria com orientações sobre a pesquisa de preços.

4) Após anexar os documentos solicitados no comunicado n.º3/2024, encaminhe o processo SUAP para a CAP-HTO, para que seja direcionado à Reitoria.

Patrimônio (em construção)

O tema relacionado a bens móveis é bastante amplo, abrangendo diversos manuais e legislações. No entanto, elaboramos abaixo um compilado com os procedimentos mais frequentemente solicitados à CAP. Caso a sua dúvida não esteja contemplada neste material, solicitamos, por gentileza, que entre em contato diretamente com o setor para esclarecimentos adicionais.

Saída e Devolução de bens patrimoniais do campus:

Sempre que um bem patrimonial precisar ser retirado do câmpus, seja para uso em eventos ou envio à assistência técnica para reparos, é obrigatório formalizar a saída bem como a devolução. A CAP deve ser informada para acompanhamento do processo, garantindo o controle dos bens enquanto estiverem fora do câmpus, até seu retorno. Siga abaixo os procedimentos para formaização: 

SAÍDA DE BENS:

  1. Acesse o SUAP

    • Vá até o módulo  "Documentos eletrônicos" e selecione "Adicionar documento de texto".

  2. Selecione o modelo do termo

    • Tipo de documento: Termo

    • Modelo: PAT 07 - Termo de Autorização de Saída de Bem Patrimonial

    • Assunto: Informe o número do tombo ou a descrição detalhada do material a ser retirado.

  3. Preencha o termo

    • Preencha todos os campos obrigatórios.

    • Se não houver previsão de devolução, insira "indeterminado" no campo correspondente.

  4. Finalização e Assinatura

    • Conclua o documento e assine digitalmente.

    • Solicite a assinatura do servidor responsável pelo bem patrimonial.

  5. Encaminhamento

    • Abra o processo no SUAP, anexe o termo e envie para ciência da CAP.

DEVOLUÇÃO DE BENS:

  1. Acesse o SUAP

    •  Vá em "Documentos eletrônicos" → "Adicionar documento de texto".

  2. Selecione o Modelo do Termo

    • Tipo de documento: Termo

    • Modelo: PAT XXXX – Termo de Devolução de Bem Patrimonial

    • Assunto: Indique o número do tombo e descrição do material devolvido.

  3. Preencha o Termo

    • Complete todos os campos obrigatórios.

  4. Finalize e Assine

    • Conclua o documento e assine digitalmente.

    • Solicite a assinatura do servidor responsável pelo bem patrimonial.

  5. Encaminhe o Documento

    • No mesmo processo que foi aberto para formalizar a saída, anexe desta vez o termo de devolução;

    • Envie para ciência da CAP e baixa do item.

       

SAÍDA DE BENS (PARA ENVIO À ASSISTÊNCIA TÉCNICA OU GARANTIA)

     1. Envie à CAP os dados cadastrais da empresa responsável:

    • CNPJ

    • Nome do colaborador que fará a retirada do bem

2. Emissão e Assinatura do Termo de Saída

  • CAP emitirá o Termo de Saída no SUAP.

  • O documento será impresso para que o representante da empresa assine (à caneta) no momento da retirada do bem.

3. Abertura do Processo no SUAP

  • Abra um processo no SUAP e anexe o termo assinado.

  • No campo "Interessado", insira o nome do servidor responsável pelo bem para acompanhamento.

4. Devolução do Bem Patrimonial

  • Quando o bem for devolvido, a CAP deverá:

    • Emitir o Termo de Devolução.

    • Coletar as assinaturas necessárias.

    • Anexar o documento ao mesmo processo no SUAP.

5. Finalização do Processo

  • Após a conclusão dos trâmites, o processo deve ser finalizado no SUAP.

 

 

 

 

Observação: Certifique-se de que o termo esteja devidamente assinado por todos os envolvidos antes do encaminhamento final.

Os materiais permanentes pertencentes ao campus têm sua carga patrimonial atribuída ao Coordenador responsável ou servidor designado. 


 

Qualquer movimentação patrimonial deve ser previamente comunicada à CAP para regularização no SUAP.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PATRIMONIAIS – Portaria n.º 5799/2014 

Este manual apresenta procedimentos e diretrizes para administração dos bens móveis do IFSP, incluindo os Campi e a Reitoria, e visa padronizar os procedimentos relacionados aos processos de incorporação, movimentação, utilização e manutenção de todos os bens móveis patrimoniais pertencentes ao IFSP.

Suas orientações são gerais e aplicáveis a todos os servidores técnico-administrativos e docentes no âmbito da instituição e, no que couberem, aos alunos, pesquisadores, prestadores de serviços e aos parceiros institucionais.

 

 Término de Gestão e a responsabilidade pelos bens materiais : Circular nº 03/2012

Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

 

 Termo de responsabilidade -empréstimo de bens: 

Este termo deverá ser utilizado sempre que um bem sob a responsabilidade de determinado servidor for emprestado a qualquer pessoa Modelo - Termo de Responsabilidade

 

 Manuais:

Informações importantes sobre o uso do estacionamento do campus:

1) O Câmpus não se responsabiliza por eventuais danos que possam ocorrer ao veículo, causados por fenômenos da natureza ou por terceiros;

2) O crachá veicular deve permanecer visível no retrovisor interno durante todo o tempo em que o veículo estiver estacionado nas dependências do câmpus.

3) O limite de velocidade é de 20km/h e deve-se tomar todos os cuidados necessários para a segurança dos pedestres;

4) O cartão é de uso pessoal, devendo ser utilizado no retrovisor do carro;

5) Em caso de troca do veículo, é obrigatório atualizar os dados junto à CAP;

6) O acesso ao estacionamento está condicionado a existência de vaga no espaço determinado pela Direção do Câmpus, ficando o uso da vaga restrito ao horário de permanência do servidor, respeitados os horários de funcionamento do Câmpus (dias letivos);

7) Em casos excepcionais, poderá ser autorizado o uso do estacionamento fora do horário de permanência do servido na unidade, desde que comunicado e previamente autorizado por escrito, através de documento expedido pela Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio e entregue à portaria/vigilância deste Câmpus;

8) O cartão deverá ser devolvido em caso de desligamento/transferência do Câmpus ou afastamento por licença.

 Veículo particular de servidores no estacionamento do campus:

A entrada de veículos de servidores no câmpus será autorizada pela equipe de Vigias mediante a apresentação do crachá veicular. No caso de motocicletas, é necessário apresentar a identidade funcional do(a) servidor(a).

Caso o crachá veicular esteja danificado pelo tempo ou uso, solicitamos que entre em contato com a CAP para fornecimento um novo.

Enfatizamos a importância de manter os dados do veículo sempre atualizados junto à CAP. Essas informações são essenciais para contatar o(a) proprietário(a) em caso de ocorrências, como faróis acesos, vidros abertos ou outras situações emergenciais.

Para atualizar os dados do veículo, envie um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br contendo as seguintes informações:

  • Placa do veículo;

  • Modelo;

  • Número de telefone celular para contato.

Veículo Oficial - Agendamento

Cadastramento de CNH:

O servidor que irá conduzir o veículo deverá solicitar o cadastramento para a CAP-HTO, mediante envio da Carteira Nacional de Habilitação para o e-mail cap.hto@ifsp.edu.br. Sempre que a Carteira Nacional de Habilitação for renovada, uma cópia deverá ser encaminhada por e-mail, para atualização do cadastro.

Agendamento SUAP:

Após cadastramento da CNH no sistema, a requisição de veículo oficial deve ser realizada pelo SUAP. Siga o seguinte caminho para efetuar o agendamento: SUAP > Administração > Frota > Agendamentos > Adicionar Agendamento de Viagem.

Obs: Ao realizar o agendamento, será necessário indicar o AUTORIZADOR:

  • Docentes: o autorizador é a DAE
  • Administrativos: o autorizador é o DAA

Veículo oficial - Orientações

Após aprovação da viagem pela DAE ou pelo DAA, seguem abaixo orientações importantes relacionadas à viagem:

1. Uso dos veículos oficiais:
Os servidores públicos federais do IFSP que utilizarem veículos oficiais para deslocamentos a serviço devem seguir o "Regulamento de Uso dos Veículos Oficiais". Link para leitura: Portaria nº 2690, de 30 de setembro de 2011.

2. Pedágios em Rodovias estaduais:
É utilizado o Sem Parar, no entanto, esta orientação muda eventualmente. Consulte a CAP para verificar a regra vigente.
Obs
: O Sem Parar é destinado exclusivamente para uso em pedágios nas rodovias, não sendo autorizado o uso em estacionamentos, aeroportos, abastecimentos ou em qualquer serviço que venha a ser disponibilizado.

3. Rodovias federais:
a) Utilize somente cabines manuais ou reservadas para veículos oficiais para que o operador registre e autorize a passagem.

b) A cabine específica para veículos oficiais é a primeira, da esquerda para a direita.

c) Não utilize cabines de cobrança automática, pois a tarifa será cobrada diretamente ao servidor, via GRU, pela Reitoria.

4. Pernoite do veículo particular no câmpus:

a) Caso seu veículo precise pernoitar no estacionamento do câmpus durante a viagem, solicitamos que informe à CAP, pois um termo de ciência/autorização será emitido pela DRG e, em seguida, entregue à portaria.

b) Ao partir para viagem, deixe a chave do seu veículo com a CAP, para caso for necessário manobrá-lo, especialmente se houver alguma demanda de manutenção no estacionamento.

5. Retorno ao câmpus após o horário:
Caso retorne ao câmpus fora do horário de funcionamento e isso não tenha sido informado no agendamento, entre em contato com a CAP. Dessa forma, poderemos avisar a equipe de vigilância sobre sua chegada tardia.

6. Abastecimento:

a) Ao abastecer, tenha em mãos o cartão de abastecimento que fica guardado na pasta do veículo. Na maquininha disponibilizada pelo frentista, informe:

- A quilometragem que está registrada no odômetro do veículo.

- Seu número de prontuário (sem as letras).

- Sua senha cadastrada no cartão Link Benefícios.

b) Antes de inserir sua senha, confira se a quilometragem digitada no terminal está correta.

c) Caso tenha esquecido sua senha, informe antecipadamente à CAP para que seja solicitada uma nova senha junto à Reitoria.

d) Todos os veículos oficiais devem ser abastecidos com gasolina.

e) Mesmo que o estabelecimento conste na relação de postos Link Benefícios, confirme antecipadamente com o frentista se eles aceitam o cartão, pois a relação do site/aplicativo pode estar desatualizada.

f) O abastecimento deve ser feito somente com o cartão da Link Card, pois não está previsto reembolso de valores pagos diretamente por servidores.

7. Utilização do aplicativo “Link – Condutor” para pesquisa de postos credenciados:

a) Acesse o Folder informativo para facilitar a navegação no aplicativo Link.

b) No app, selecione "explorar" e aplique filtros para buscar os postos credenciados no trajeto.

Para acessar, informe:

- Código do cliente: 6793.

- Número de registro do usuário: (seu registro funcional, por exemplo, 13529).

- Senha cadastrada.

8. Seguro:

a) Uma cópia da apólice do seguro está disponível na pasta do veículo, caso seja necessário acioná-lo.

b) Dados necessários para solicitar assistência 24 horas ou abertura de sinistro: Placa do veículo, dados da contratante e nº da apólice.

c) Itens isentos do pagamento de franquia, conforme condições previstas em Edital e na Proposta Comercial: Guincho; Troca de pneu; Carga de bateria; Táxi; Hotel; Pane seca; Lanternas; Faróis; Retrovisores; Chaveiro e Parabrisa.

d) Caso haja acionamento do seguro, relate o ocorrido na requisição de transporte, pois a CAP reportará à Reitoria para ciência.

9. Rodízio municipal - São Paulo:

Fique atento aos dias em que os veículos estão no rodízio:

- Saveiro: Segunda-feira.

- Logan: Quarta-feira.

- Fiesta: Quinta-feira.

10. Multa de trânsito:

As multas decorrentes da utilização de veículos durante o deslocamento a serviço da Administração, são de responsabilidade do condutor.
Caso o servidor notificado não realize a sua identificação dentro do prazo estabelecido na notificação, o valor da multa poderá ser triplicado, conforme as normas do município onde ocorreu a infração. Portanto, é fundamental estar atento ao prazo de identificação.

11. Recomendação adicional:

Antes de iniciar a viagem:

a) Consulte previamente a lista de postos credenciados no trajeto para garantir o abastecimento.

b) Recomendamos checar o funcionamento dos faróis e as condições dos pneus.

c) Vistorie o veículo ANTES da utilização e comunique qualquer avaria ao porteiro. Avarias não comunicadas e apontadas na vistoria após a utilização do veículo serão de responsabilidade do condutor.

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