Coordenadoria de Licitações e Contratos (CLT)

Sumário

• Apresentação
• Equipe 
• Horário de Atendimento
• Atas de Registro de Preços (SRP)
• Aquisição via Licitação Tradicional
• Plano de Contratações Anual

Apresentação

A Coordenadoria de Licitações e Contratos do IFSP Campus Hortolândia - CLT, vinculada à Diretoria Adjunta de Administração - DAA, é o setor onde são realizados os Processos de Aquisição (Licitações e Dispensas) e a Gestão dos Contratos.

O setor executa e controla as rotinas administrativas dos processos licitatórios; orienta os requisitantes na elaboração de termos de referência e demais documentos de aquisição/ contratação. Além disso, acompanha as Atas de Registro de Preços, como vigência e saldo de estimativas.

Quanto a Gestão dos Contratos, esta coordenadoria é responsável pelo acompanhamento da execução em geral. Por exemplo, se a empresa contratada se mantém nas mesmas condições de habilitação apresentadas no momento da licitação, a vigência do contrato, o direito à repactuações e ajustes, a manutenção das garantias contratuais e etc.  O setor também orienta e supervisiona a atuação dos fiscais de contratos administrativos.

A Coordenadoria de Licitações e Contratos localiza-se no Prédio Administrativo na sala E206 do piso superior. Porém, atualmente, as servidoras do setor exercem suas atividades em regime de teletrabalho integral.

Equipe 

A CLT - Coordenadoria de Licitações e Contratos conta com os seguintes servidores:

• Pamella Suellen Silva Campos - Assistente em Administração - Coordenadora
• Gildete Mamede Sales - Administradora

Caso necessário, entre em contato conosco.

Também é possível contatar a CLT através do whatsapp (19)3865-8073.

Horário de Atendimento

A Coordenadoria de Licitações e Contratos atende de segunda à sexta-feira, das 8h00 às 17h00, salvo recessos previstos no calendário acadêmico e demais comunicados publicados neste portal.

Atas de Registro de Preços (SRP)

SRP - Sistema de Registro de Preços é um sistema de aquisição de bens e contratação de serviços, onde se realizam licitações centralizadas pela Reitoria, originando uma Ata de Registro de Preços, em que a empresa melhor classificada (ganhadora), concorda em fornecer durante um período determinado o produto/ serviço licitado para todos os campus do IFSP que realizaram anteriormente suas estimativas.

• COMO ESTIMAR NUMA INTENÇÃO DE REGISTRO DE PREÇOS (IRP)

1. Após aberto o prazo para as estimativas, a Coordenadoria de Licitações e Contratos informa a todos servidores via e-mail quais atas estão disponíveis;
2. Verificar se o material/ serviço pretendido está incluído no Plano de Contratações Anual para o ano pretendido. Se não estiver, deverá ser incluída a demanda no PCA antes de dar continuidade à estimativa;
3. Acessar o SUAP, clonar ou usar o modelo de ofício para estimativa e ajustar tudo o que for necessário; O assunto do Ofício de Estimativa deve seguir a seguinte nomenclatura - Ex: "ESTIMATIVA - IRP 09-2019 - PERMANENTE - EQUIPAMENTOS DE FÍSICA";
4. O solicitante, assim como sua chefia imediata devem assinar eletronicamente o documento; Após as assinaturas, finalizar o documento criado e compartilhar com a CLT-HTO pelo SUAP e avisar por e-mail (clt.hto@ifsp.edu.br) sobre o interesse pela estimativa.

*Não aceitaremos documentos incompletos. Como se trata de um modelo, apagar as observações caso optem por clonar o documento.

• COMO ADQUIRIR ITENS DE UMA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS (ARP)

1. Após manifestar interesse (estimar) é necessário aguardar a realização da licitação centralizada na Reitoria e as assinaturas na Ata de Registro de Preços. Depois de concluído este processo, a Coordenadoria de Licitações e Contratos informa via e-mail quais as atas estão disponíveis para aquisição e os setores requisitantes podem solicitar a compra por meio de um Ofício de Aquisição:
2. Acessar o SUAP e clonar o modelo de ofício de aquisição, e ajustar tudo o que for necessário; O assunto do Ofício de Aquisição deve seguir a seguinte nomenclatura - Ex: "AQUISIÇÃO - SRP 09-2019 - PERMANENTE - EQUIPAMENTOS DE FÍSICA";
3. O solicitante, assim como sua chefia imediata devem assinar eletronicamente o Ofício;
4. Após as assinaturas, finalizar o documento criado, compartilhar com a CLT-HTO pelo SUAP e avisar por e-mail (clt.hto@ifsp.edu.br) sobre a necessidade de aquisição.

• ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS VIGENTES

Também está disponível a Planilha de Status da Reitoria, onde constam as Atas em elaboração, para acessá-la clique aqui. Consultar a Planilha de Status da Reitoria ajuda a identificar licitações em andamento ou planejamento. Ou seja, será possível saber se o objeto que você pretende adquirir já está sendo licitado ou planejado para ser licitado e adquirido via SRP.

Observação 1: Nas planilhas constam itens com células na cor vermelha, estes itens foram cancelados por inexistência de proposta ou por estarem acima do preço, sem sucesso de negociação e etc).

Observação 2: Caso haja interesse em adquirir itens que não foram estimados, será necessário realizar o Remanejamento de Quantitativo conforme Comunicado DRG nº 06/2017.

SIGLAS:

IRP: Intenção de Registro de Preços

SRP: Sistema de Registro de Preços

ARP: Ata de Registro de Preços

Aquisição via Licitação Tradicional

• 1º PASSO PARA SOLICITAR UMA AQUISIÇÃO OU CONTRATAÇÃO: CONSULTAR AS ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS

Antes de iniciar o processo de solicitação para aquisição de material ou contratação de serviço via Licitação Tradicional, consulte As Atas de Sistema de Registros de Preço disponíveis em:

• Atas de Registro de Preços - Estas são as atas vigentes disponíveis para aquisição, onde consta o que cada área do campus Hortolândia estimou (manifestou interesse).
• Planilha de Status - São todas as Atas de Registro de Preços tanto vigentes como em fase de elaboração - não constam as estimativas.

Caso identifique o item desejado em alguma ata vigente, para solicitar a compra basta emitir um Ofício de Aquisição que deve conter a assinatura do requisitante e chefia imediata. Os itens disponíveis em SRP não poderão ser adquiridos via licitação tradicional.

Quando a Ata está em fase de planejamento, o requisitante pode decidir se aguardará até que ela fique vigente ou se realizará a compra via licitação tradicional.

Após constatado não ter o item desejado em SRP, poderá ser solicitada a compra por Licitação Tradicional. Neste caso, veja abaixo no 2º passo.

• 2º PASSO (AQUISIÇÃO DE MATERIAIS): ELABORAR A DOCUMENTAÇÃO PARA AQUISIÇÃO POR LICITAÇÃO TRADICIONAL

Para solicitar a aquisição via Licitação Tradicional, deve-se apresentar à Coordenadoria de Licitações e Contratos (CLT) os seguintes documentos via e-mail clt.hto@ifsp.edu.br:

1) Planilha de Aquisição (formato editável) - Neste novo modelo adotado pela CLT, o requisitante irá incluir todas as especificações do item, a quantidade solicitada, a pesquisa de preços, além de outras informações.

2) Orçamentos -  A pesquisa de preços serve para comprovar que o preço estimado representa a realidade do mercado. São necessários três orçamentos para cada item, e a média desses valores será o valor de referência do material divulgado aos licitantes. A pesquisa de preços deve seguir as regras das Instrução Normativa nº 65/2021 e do Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Os orçamentos devem ser enviados em formato PDF, e podem ser obtidos nas seguintes fontes:

PRIORITARIAMENTE - Compras.gov ou outros entes públicos: No caso do Compras.gov as buscas podem ser feitas via ferramenta Pesquisa de Preços (necessita de login e senha), Painel de Preços, Atas de Registro de Preços e Pesquisa Textual. Se atentar para o prazo de validade dos orçamentos;

Fornecedores: É obrigatória a apresentação dos e-mails da solicitação formal do requisitante e resposta do fornecedor. O orçamento deve conter descrição do objeto, valor, razão social, CNPJ , endereço e telefone de contato. Registrar na Análise Crítica de Preços outros fornecedores que foram consultados e não enviaram suas propostas;

Sítios Eletrônicos/Mídias Especializadas: Para orçamentos obtidos por sites é obrigatório que conste data e horário da pesquisa, apresentar o valor real do produto, não considerar promoções que destoem da média do mercado. Não é admitido orçamento de sítios de leilão ou intermediários de vendas;

Outro método (vide Instrução Normativa nº 65/2021).

No caso de orçamentos encontrados em sites, excluir páginas que não são relevantes e salvar em PFD apenas a página que contém as informações que de fato importam como descrição do material, valor, foto e etc.

Observação: Soluções de Tecnologia da Informação (TIC)

As estimativas de preços constantes em modelos de contratações de soluções de TIC, publicados pela Secretaria de Governo Digital, poderão ser utilizadas como preço estimado, descartando-se a necessidade de elaborar pesquisa de preço para esses itens.

Nos demais casos, após realizar a pesquisa de preços, deve-se comparar o resultado encontrado com o preço do item nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas publicadas pela Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Se o resultado da sua pesquisa resultar em valor superior, devem-se considerar as estimativas constantes dos catálogos como preço estimado.

Veja: Exemplo de orçamento bom X Exemplo de orçamento com páginas desnecessárias.

3) Análise Crítica de Preços - Ofício Eletrônico (com assinatura da Chefia Imediata e Diretor Geral), onde o requisitante explica como obteve os valores de referência e onde se justifica tudo aquilo que diz respeito à pesquisa de preços como, por exemplo, não encontrar o orçamento prioritário, necessidade de utilizar outro método de pesquisa, apresentação de menos de três orçamentos, valores de frete e etc.

4) Enquete (Ao realizar o preenchimento, as respostas são enviadas automaticamente para CLT) -  São perguntas realizadas com base nas recomendações mais comuns dos últimos pareceres da Procuradoria Regional Federal acerca dos processos de aquisição. A enquete possibilita que o processo seja mais rápido e eficiente, sem que necessite, que após retorno do processo da Procuradoria, tenhamos que consultar cada requisitantes sobre as recomendações. Outras recomendações que a Procuradoria faça, diferentes das comumente realizadas, consultaremos os requisitantes para que as respondam.

• 2º PASSO (CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS): ELABORAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO POR LICITAÇÃO TRADICIONAL

Para Contratação de Serviço devemos utilizar modelos de Termos de Referência da Advocacia Geral da União e, além dos documentos citados acima, novos documentos devem compor o processo atendendo às regras da IN nº 05/2017:

1) Formalização da Demanda: Documento eletrônico emitido pelo requisitante da contratação via SUAP. Formaliza a indicação dos servidores que serão responsáveis pela elaboração de todos os documentos.

2) Mapa de Riscos (Para o Planejamento da Contratação e para a Seleção do Fornecedor): Documento que informa quais são os riscos que podem ocorrer durante a tramitação do processo de contratação e quais serão as medidas preventivas e de ações de contingência.

3) Estudo Preliminar Digital: Estudo realizado pela Equipe de Planejamento para nortear a elaboração do Termo de Referência.

• 2º PASSO (CONTRATAÇÃO SERVIÇOS OU MATERIAIS DE TIC - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO)

Para Contratação de Serviços ou aquisição de materiais de TIC devemos seguir as orientações constantes na IN SGD/ME Nº 94/2022, além dos documentos citados acima, os seguintes documentos devem compor o processo:

1) Documento de Oficialização da Demanda: Documento eletrônico emitido pelo requisitante da contratação via SUAP. Formaliza a indicação dos servidores que serão responsáveis pela elaboração de todos os documentos.

2) Mapa de Riscos (Para o Planejamento da Contratação e para a Seleção do Fornecedor): Documento que informa quais são os riscos que podem ocorrer durante a tramitação do processo de contratação e quais serão as medidas preventivas e de ações de contingência.

3) Estudo Preliminar Digital: Estudo realizado pela Equipe de Planejamento para nortear a elaboração do Termo de Referência.

• DEMAIS PASSOS DA CLT

Na CLT, após ajustes necessários e preparo de todos os documentos referentes ao processo licitatório como por exemplo Edital, Minuta de Contrato, Documento de Formalização de Demanda, Estudo Técnico Preliminar e Mapa de Gerenciamento de Riscos, o processo será enviado para a análise e aprovação da Procuradoria Regional Federal. Caso haja recomendações da Procuradoria que já não tenham sido respondidas antecipadamente na enquete, as áreas serão informadas para que respondam os itens do parecer.

Após esta aprovação o Pregão Eletrônico é publicado no Diário Oficial.

Obrigatoriamente o Pregão deve ficar publicado por no mínimo oito dias no Diário Oficial para dar ampla visibilidade aos licitantes/fornecedores interessados. Após os oito dias de publicação o Pregão é aberto para disputas. Os licitantes enviarão suas propostas que serão remetidas às áreas requisitantes para aceitação.

Após o encerramento do Pregão as áreas requisitantes são informadas, e em seguida encaminhamos para homologação e empenho mediante disponibilidade orçamentária.

Após confirmar o recebimento do empenho os fornecedores poderão entregar os itens em até 60 dias, e realizada a entrega os requisitantes analisarão os itens e procederão com o ateste da Nota Fiscal, que será encaminhada para pagamento, concluindo-se assim o processo de aquisição.

Plano de Contratações Anual

O Plano de Contratações Anual - PCA é o documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração, sendo regulamentado pelo Decreto nº 10.947/22.

Em caso de dúvidas na elaboração do Plano de Contratações Anual acesse as orientações disponíveis no Tutorial Simplificado. 

Acesse o Plano de Contratações Anual aprovado pela autoridade competente no Portal Nacional de Contratações Públicas ou clique aqui.