Coordenadoria de Almoxarifado, Manutenção e Patrimônio (CAP)

• Apresentação
• Autorização de entrada no câmpus
• Manutenção
• Almoxarifado do câmpus
• Almoxarifado Virtual
• SIADS
• Patrimônio
• Uso do estacionamento do câmpus
• Veículo particular de servidores
• Veículo Oficial

 Apresentação 

A Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio (CAP-HTO) está vinculada à Diretoria Adjunta de Administração, é responsável pela gestão de bens de consumo: recebimento, controle, distribuição e/ou armazenagem dos materiais de consumo adquiridos e da gestão dos bens permanentes/patrimônios (móveis e imóveis; equipamentos) incluindo a classificação, registro, guarda e movimentação dos bens do campus Hortolândia. Também é responsável em atender as demandas de manutenção, acesso ao campus e por fim controle e manutenção de veículos oficiais.

A equipe da CAP-HTO é composta atualmente pelas servidoras:

- Cássia Silvestrini (Coordenadora)
- Simone Borges

A CAP atende de segunda à sexta-feira, das 8h00 às 12h00 e das 13h00 às 17h00, exceto em períodos de recesso previstos no calendário acadêmico ou conforme comunicados divulgados neste portal.

Autorização de entrada no câmpus

• Eventos:

Para emissão de autorização para a equipe de Vigias, o presidente da comissão/servidor(a) organizador(a) do evento deverá preencher o Formulário de Autorização de entrada de Visitantes. A autorização será emitida com base nas informações enviadas no formulário. OBS: o formulário deverá ser preenchido com antecedência minima de 5 dias antes do evento.

• Autorização para entrada em finais de semana - Aulas de reposição ou complementares
  

Os professores que forem ministrar aulas aos sábados, seja por reposição ou aula complementar, devem primeiramente consultar a DAE. Após a consulta, o(a) docente deverá enviar um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br, com cópia para a DAE, informando o dia, horário, turma, lista de alunos e a justificativa da atividade.

• Autorização para entrada de turmas de projetos: 
  

Para turmas vinculadas a projetos de extensão ou a outros projetos do câmpus, é necessário enviar um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br, contendo as seguintes informações:

• Nome da atividade;

• Nome do(a) professor(a) responsável;

• Data e horários de início e término;

• Lista com os nomes dos alunos participantes.

Caso o(a) professor(a) responsável seja externo(a) e necessite utilizar o estacionamento interno, é obrigatório informar também o modelo e a placa do veículo. 

Atenção:
Sempre que houver alterações na lista de alunos, seja por inclusão ou desistência, a CAP deverá ser comunicada para repassar as atualizações à equipe de Vigias.

 Manutenção

As solicitações de manutenção predial serão atendidas exclusivamente por meio do Formulário de Solicitação de Manutenção Predial. 

Informamos que este formulário deve ser utilizado para o envio de demandas pontuais. Ressaltamos que a equipe de manutenção segue um cronograma de ações corretivas e preventivas previamente estabelecido, que vai além das solicitações registradas por meio deste formulário.

Almoxarifado do câmpus

Solicite os materiais diretamente à CAE, que é responsável por disponibilizar os itens utilizados em sala de aula.

Para técnicos administrativos:
Siga os passos abaixo para solicitar materiais:

Passo 1 - Cadastro no SIADS:
É essencial que o servidor esteja previamente cadastrado no sistema SIADS. Caso ainda não possua cadastro, siga as instruções disponíveis no Tutorial para realizar a solicitação.
Passo 2: Requisição de materiais:
Após o cadastro no SIADS, os materiais devem ser solicitados por meio do Formulário de Requisição  de Materiais.  Obs: Neste formulário é possível consultar a lista de materiais disponíveis.
Passo 3: Retirada dos materiais:
Após enviar a requisição, aguarde o e-mail da CAP, que informará sobre a disponibilidade dos materiais para retirada no setor.

Almoxarifado Virtual

Cadastro de novos itens na plataforma:

SIADS- Sistema Integrado de Gestão Patrimonial

Em construção

Patrimônio

Qualquer movimentação patrimonial deve ser previamente comunicada à CAP para regularização no SUAP.

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PATRIMONIAIS – Portaria n.º 5799/2014 

Este manual apresenta procedimentos e diretrizes para administração dos bens móveis do IFSP, incluindo os Campi e a Reitoria, e visa padronizar os procedimentos relacionados aos processos de incorporação, movimentação, utilização e manutenção de todos os bens móveis patrimoniais pertencentes ao IFSP.

Suas orientações são gerais e aplicáveis a todos os servidores técnico-administrativos e docentes no âmbito da instituição e, no que couberem, aos alunos, pesquisadores, prestadores de serviços e aos parceiros institucionais.

 Término de Gestão e a responsabilidade pelos bens materiais : Circular nº 03/2012

Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

 Termo de responsabilidade -empréstimo de bens: 

Este termo deverá ser utilizado sempre que um bem sob a responsabilidade de determinado servidor for emprestado a qualquer pessoa Modelo - Termo de Responsabilidade

SUAP> TERMO>PATRIMÔNIO: MOVIMENTAÇÃO DE BENS >TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE DE BENS PATRIMONIAIS

 Manuais:

• Manual de aceite de transferência de carga patrimonial no SUAP
• Consultar Inventário - Responsável pela Carga do Bem Patrimonial no SUAP
• Formulário para autorização de saída de bens 
• Formulário de recolhimento 
• Relatório de bens particulares 

Informações importantes sobre o uso do estacionamento:

1. O Câmpus não se responsabiliza por eventuais danos que possam ocorrer ao veículo, causados por fenômenos da natureza ou por terceiros;

2. O crachá veicular deve permanecer visível no retrovisor interno durante todo o tempo em que o veículo estiver estacionado nas dependências do câmpus.

3. O limite de velocidade é de 20km/h e deve-se tomar todos os cuidados necessários para a segurança dos pedestres;

4. O cartão é de uso pessoal, devendo ser utilizado no retrovisor do carro;

5. Em caso de troca do veículo, é obrigatório atualizar os dados junto à CAP;

6. O acesso ao estacionamento está condicionado a existência de vaga no espaço determinado pela Direção do Câmpus, ficando o uso da vaga restrito ao horário de permanência do servidor, respeitados os horários de funcionamento do Câmpus (dias letivos);

7. Em casos excepcionais, poderá ser autorizado o uso do estacionamento fora do horário de permanência do servido na unidade, desde que comunicado e previamente autorizado por escrito, através de documento expedido pela Coordenadoria de Manutenção, Almoxarifado e Patrimônio e entregue à portaria/vigilância deste Câmpus;

8. O cartão deverá ser devolvido em caso de desligamento/transferência do Câmpus ou afastamento por licença.

  Veículo particular de servidores

A entrada de veículos de servidores no câmpus será autorizada pela equipe de Vigias mediante a apresentação do crachá veicular. No caso de motocicletas, é necessário apresentar a identidade funcional do(a) servidor(a).

Caso o crachá veicular esteja danificado pelo tempo ou uso, solicitamos que entre em contato com a CAP para fornecimento um novo.

Enfatimzamos a importância de manter os dados do veículo sempre atualizados junto à CAP. Essas informações são essenciais para contatar o(a) proprietário(a) em caso de ocorrências, como faróis acesos, vidros abertos ou outras situações emergenciais.

Para atualizar os dados do veículo, envie um e-mail para cap.hto@ifsp.edu.br contendo as seguintes informações:

• Placa do veículo;

• Modelo;

• Número de telefone celular para contato.

Veículo Oficial

Cadastramento de CNH:

O servidor que irá conduzir o veículo deverá solicitar o cadastramento para a CAP-HTO, mediante envio da Carteira Nacional de Habilitação para o e-mail cap.hto@ifsp.edu.br. Sempre que a Carteira Nacional de Habilitação for renovada, uma cópia deverá ser encaminhada por e-mail, para atualização do cadastro.

Agendamento SUAP:

As requisições de veículos oficiais deverão ser realizadas via SUAP, no MÓDULO FROTA, através de AGENDAMENTO DE VIAGEM:

SUAP > ADMINISTRAÇÃO > FROTA > AGENDAMENTOS > ADICIONAR AGENDAMENTO DE VIAGEM

Caso prefira, siga o tutorial de agendamento de veículos oficiais.

Ao realizar o agendamento, será necessário indicar o AUTORIZADOR:

• Docentes: o autorizador é a DAE
• Administrativos: o autorizador é o DAA

Após aprovação da viagem pela DAE ou pelo DAA, seguem abaixo orientações importantes relacionadas à viagem:

1. Uso dos veículos oficiais:
Os servidores públicos federais do IFSP que utilizarem veículos oficiais para deslocamentos a serviço devem seguir o "Regulamento de Uso dos Veículos Oficiais". Link para leitura: Portaria nº 2690, de 30 de setembro de 2011.

2. Pedágios em Rodovias estaduais:
É utilizado o Sem Parar, no entanto, esta orientação muda eventualmente. Consulte a CAP para verificar a regra vigente.
Obs: O Sem Parar é destinado exclusivamente para uso em pedágios nas rodovias, não sendo autorizado o uso em estacionamentos, aeroportos, abastecimentos ou em qualquer serviço que venha a ser disponibilizado.

3. Rodovias federais:

a) Utilize somente cabines manuais ou reservadas para veículos oficiais para que o operador registre e autorize a passagem.

b) A cabine específica para veículos oficiais é a primeira, da esquerda para a direita.

c) Não utilize cabines de cobrança automática, pois a tarifa será cobrada diretamente ao servidor, via GRU, pela Reitoria.

4. Pernoite do veículo particular no câmpus:

a) Caso seu veículo precise pernoitar no estacionamento do câmpus durante a viagem, solicitamos que informe à CAP, pois um termo de ciência/autorização será emitido pela DRG e, em seguida, entregue à portaria.

b) Ao partir para viagem, deixe a chave do seu veículo com a CAP, para caso for necessário manobrá-lo, especialmente se houver alguma demanda de manutenção no estacionamento.

5. Retorno ao câmpus após o horário:
Caso retorne ao câmpus fora do horário de funcionamento e isso não tenha sido informado no agendamento, entre em contato com a CAP. Dessa forma, poderemos avisar a equipe de vigilância sobre sua chegada tardia.

6. Abastecimento:

a) Ao abastecer, tenha em mãos o cartão de abastecimento que fica guardado na pasta do veículo. Na maquininha disponibilizada pelo frentista, informe:

- A quilometragem que está registrada no odômetro do veículo.

- Seu número de prontuário (sem as letras).

- Sua senha cadastrada no cartão Link Benefícios.

b) Antes de inserir sua senha, confira se a quilometragem digitada no terminal está correta.

c) Caso tenha esquecido sua senha, informe antecipadamente à CAP para que seja solicitada uma nova senha junto à Reitoria.

d) Todos os veículos oficiais devem ser abastecidos com gasolina.

e) Mesmo que o estabelecimento conste na relação de postos Link Benefícios, confirme antecipadamente com o frentista se eles aceitam o cartão, pois a relação do site/aplicativo pode estar desatualizada.

f) O abastecimento deve ser feito somente com o cartão da Link Card, pois não está previsto reembolso de valores pagos diretamente por servidores.

7. Utilização do aplicativo “Link – Condutor” para pesquisa de postos credenciados:

a) Acesse o Folder informativo para facilitar a navegação no aplicativo Link.

b) No app, selecione "explorar" e aplique filtros para buscar os postos credenciados no trajeto.

Para acessar, informe:

- Código do cliente: 6793.

- Número de registro do usuário: (seu registro funcional, por exemplo, 13529).

- Senha cadastrada.

8. Seguro:

a) Uma cópia da apólice do seguro está disponível na pasta do veículo, caso seja necessário acioná-lo.

b) Dados necessários para solicitar assistência 24 horas ou abertura de sinistro: Placa do veículo, dados da contratante e nº da apólice.

c) Itens isentos do pagamento de franquia, conforme condições previstas em Edital e na Proposta Comercial: Guincho; Troca de pneu; Carga de bateria; Táxi; Hotel; Pane seca; Lanternas; Faróis; Retrovisores; Chaveiro e Parabrisa.

d) Caso haja acionamento do seguro, relate o ocorrido na requisição de transporte, pois a CAP reportará à Reitoria para ciência.

9. Rodízio municipal - São Paulo:

Fique atento aos dias em que os veículos estão no rodízio:

- Saveiro: Segunda-feira.

- Logan: Quarta-feira.

- Zafira: Quinta-feira.

- Fiesta: Quinta-feira.

10. Multa de trânsito:

As multas decorrentes da utilização de veículos durante o deslocamento a serviço da Administração, são de responsabilidade do condutor.
Caso o servidor notificado não realize a sua identificação dentro do prazo estabelecido na notificação, o valor da multa poderá ser triplicado, conforme as normas do município onde ocorreu a infração. Portanto, é fundamental estar atento ao prazo de identificação.

11. Recomendação adicional:

Antes de iniciar a viagem:

a) Consulte previamente a lista de postos credenciados no trajeto para garantir o abastecimento.

b) Recomendamos checar o funcionamento dos faróis e as condições dos pneus.

c) Vistorie o veículo ANTES da utilização e comunique qualquer avaria ao porteiro. Avarias não comunicadas e apontadas na vistoria após a utilização do veículo serão de responsabilidade do condutor.

• Recomendamos observar as rodovias nas quais foram concedidas a isenção do pedágio, descritas nos referidos cartões, que estão distribuídas em lotes. Para uma melhor visualização, consultar o Mapa de Rodovias e Concessionárias.